توثيق العقود والوكالات في السعودية

هناك خطوة هامة للغاية عند تأسيس مكتب أو إقامة شراكة تجارية بين طرفين وهي توثيق العقود والوكالات في السعودية، حيث أنها تعد من أهم الخطوات التي يجب أن تتم ولكنها تتطلب محامي متخصص، وتوثيق العقود هام لكونه يحمي حقوق الطرفين مع استخدامه كدليل رسمي للجهات المختصة، بالإضافة إلى أنه واجب لمعرفة مدى كفاءته القانونية، ولمعرفة أهمية توثيق العقود والشروط الواجب توافرها والإجراءات اللازمة وأنواع العقود فقط تابع.

أهمية توثيق العقود والوكالات:

هناك الكثير من الأهمية في توثيق العقود والوكالات في السعودية، لذا هي خطوة واجبة لمؤسسي مكتب أو مؤسسة تجارية سواء كانت حديثة أم طرأ عليها بعض التعديلات القانونية التي تخص الشراكة أو البنود، ومن أهمية توثيق العقود الآتي:

• بيان مدى القوة القانونية للوكالة أو المؤسسة بشكل رسمي.
• تفادي التزوير والثغرات داخل العقود التي تتطاول على حقوق أحد الطرفين.
• حماية مصالح وحقوق الطرفين.
• ضمان عدم حدوث نزاعات قضائية أو بين الطرفين بعد ذلك.
• يتم استخدامها كوثيقة رسمية ودليل رسمي أمام القضاء.
• توضيح حقوق وواجبات الطرفين وتسجيلها للتنفيذ.
• يشمل عناوين وبيانات الطرفين بشكل تفصيلي.

تعرف على: دور المحامي في صياغة عقود المقاولات

توثيق العقود والوكالات في السعودية:

تقوم جميع الشركات والمؤسسات بـ توثيق العقود والوكالات في السعودية، وذلك لأهمية التوثيق، ولكن هذا الأمر يتطلب محامي متخصص، لذا يمكنك استشارة أحد محامين مكتب المؤيد للمحاماة والاستشارات القانونية وذلك لاحتواء مكتب المؤيد على فريق كامل متخصص في القضايا التجارية وصياغة العقود وتوثيقها، كما يقوم المحامي بالقيام ببعض الإجراءات القانونية من الجهات المختصة وذلك لتوفير الوقت والجهد على المؤسس للمكتب والطرف الآخر، بالإضافة إلى قيامه بالتأكد من دقة المستندات المُقدمة له والنظر فيها حتى يتم قبول العقد وتوثيقه في الجهة المعنية ليصبح عقد موثق قانوني رسمي.

الجهات المختصة بتوثيق العقود في السعودية:

تتعدد الجهات المعنية بـ توثيق العقود والوكالات في السعودية ولكن هناك أربعة جهات مختصة ويعدوا من أبرز الجهات في المملكة ومنهم الآتي:

• وزارة العدل الرسمية، وهي من الجهات الرسمية الحكومية بالمملكة والمعنية بتوثيق العقود، ويتم التوثيق من خلال بوابة ناجز الإلكترونية.
• كاتب العدل، وهو يقوم بالتوثيق من خلال استيفاء شروط العقد القانونية، ويتم التقديم على طلب التوثيق من خلال ناجز.
• الغرفة التجارية الخاصة بالعقود، ويتم بها توثيق العقود بشكل قانوني رسمي.
• مكاتب المحامين المعتمدين، وهي مكاتب محاماة يتم التوثيق بها وذلك لحصولها على صلاحية التوثيق بموجب وزارة العدل.
• منصة مدد، وهي خاصة بتوثيق العقود بالقطاع الخاص.

تعرف على: دور المحامي التجاري في فسخ العقود التجارية

إجراءات توثيق العقود والوكالات في السعودية:

يوجد بعض الخطوات الهامة لإجراءات توثيق العقود والوكالات في السعودية وذلك لضمان إتمام التوثيق بشكل قانوني، ومن تلك الإجراءات القانونية الآتي:

• إعداد وصياغة العقد أو الوكالة، ويشمل كتابة العقد والتأكد من صحة البيانات والمستندات المقدمة، كما يتم تضمين البنود بشكل قانوني، كما يتم توضيح الحقوق والواجبات بشكل قانوني للطرفين.
• تقديم الطلب للجهة المعنية، ويتم التقديم إلكترونيًا من خلال منصة ناجز أو من خلال كاتب العدل، وذلك بالإضافة إلى إرفاق المستندات المطلوبة مثل الهوية الوطنية والسجل التجاري وكافة المستندات.
• سداد الرسوم، ويتم تحديدها من خلال نوع العقد والوكالة، كما يمكن سدادها من خلال المنصة الإلكترونية.
• مراجعة العقد والموافقة على التوثيق، وهي مرحلة يقوم فيها المختصون بمراجعة المستندات والتأكد من استيفائها للشروط المعلنة للتوثيق، بعد التأكد من صحة المستندات يتم التوثيق بشكل رسمي.
• استلام العقد الموثق، حيث يتم استلام نسختان من العقد للطرفين، مع إمكانية الحصول على النسخ من خلال ناجز.

شروط ومتطلبات توثيق العقود والوكالات:

توجد العديد من الشروط والمتطلبات التي يجب استيفائها للتمكن من توثيق العقود والوكالات في السعودية بشكل قانوني، ومنها الآتي:

• وجود بطاقة هوية وطنية سارية للطرفين إن كانوا مواطنين والإقامة للمقيمين.
• وجود سجل تجاري يخص المؤسسة.
• صياغة العقود والاتفاقيات بشكل قانوني وجيد وواضح وكامل البنود.
• عدم تعارض البنود داخل العقد بالقانون التجاري السعودي.
• سداد الرسوم الخاصة بالتوثيق قبل القيام به.

أنواع العقود والوكالات التي يمكن توثيقها

لا تقتصر العقود على المؤسسات والشركات التجارية فقط، بل هناك العديد من أنواع توثيق العقود والوكالات في السعودية التي يمكن القيام بتوثيقها، ومنها الآتي:

• عقود تجارية، وتشمل كافة عقود الشركات والشراكة، وكذلك عقود البيع التجاري واتفاقيات التوريدات.
• الوكالات التجارية العامة والخاصة، وهي وكالات البيع والمحاماة، وكذلك وكالات التصرف المالي والإدارة المالية مع الوكالات الشرعية.
• العقود العقارية، ومنها عقود بيع وشراء العقارات، عقود واتفاقيات التمويل العقاري، بالإضافة إلى عقود الإيجار طويلة الأمد.
• عقود العمل و التوظيف بالمؤسسات، وتتضمن العقود القائمة بين الموظف والمكتب لضمان الحقوق.

قد يهمك أيضاً التعرف على: أنواع عقود الشراكة في القانون السعودي

رسوم توثيق العقود والوكالات في السعودية

تختلف الرسوم المقدرة للتوثيق وذلك باختلاف نوع المؤسسة أو الوكالة وكذلك اختلاف نوع العقد، حيث هناك رسوم خاصة تعتمد على نوعية وحجم العقد ونوع التجارة الدارجة في العقد، كذلك هناك رسوم يتم دفعها عند التقدم للتوثيق الإلكتروني عبر ناجز، بالإضافة إلى رسوم إضافية يتم سدادها للغرفة التجارية أو مكاتب المحاماة وهي تختص بأنواع عقود محددة.

اطلع على: استشارات قانونية للشركات الناشئة في السعودية

لماذا تحتاج إلى محامي متخصص في توثيق العقود والوكالات؟

يحتاج صاحب المؤسسة إلى محامي متخصص للقيام بـ توثيق العقود والوكالات في السعودية، وذلك لكونه أكثر خبرة بالإجراءات القانونية والشروط الواجب توافرها مع صياغة العقد ووضوح البنود الخاصة به بشكل جيد وتفصيلي يوضح كافة حقوق الطرفين، كما أن هناك بعض الخطوات التي يجب أن تتم بواسطة المحامي المتخصص فقط، لذا يمكنك استشارة مكتب المؤيد للمحاماة والاستشارات القانونية بالمملكة، وذلك لكونها مكتب تمتلك أكبر نخبة وفريق من المحامين المتخصصين في القضايا التجارية منذ سنوات، فقط قم بالتواصل معنا على الفور.

خدمات توثيق العقود الرسمية والاتفاقيات القانونية باحترافية

صياغة وتوثيق العقود الرسمية والاتفاقيات القانونية تعتبر خطوة مهمة لضمان حقوق كافة الأطراف. وتتطلب هذه العملية دقة وخبرة عالية لهذا السبب، يلجأ الكثيرون إلى مكاتب المحاماة المتخصصة في هذا المجال  مثل مكتب المؤيد ، لضمان صحة الإجراءات وسلامة الوثائق، وتجنب أي مشكلات قانونية قد تظهر لاحقًا. وتتعدد الخدمات التي تقدمها هذه المكاتب لتلبية كافة الاحتياجات المتعلقة بتوثيق العقود والاتفاقيات، ومن أهمها:

• توثيق العقود التجارية: تشمل مجموعة واسعة من العقود مثل عقود تأسيس الشركات، واتفاقيات البيع والشراء، والوكالات التجارية، وغيرها.
• توثيق العقود العقارية: يختص هذا النوع بتوثيق عقود بيع العقارات، وعقود الإيجار، وعقود الرهن، مع التأكد من تسجيلها بشكل صحيح في الجهات الرسمية المختصة.
• توثيق الإقرارات: سواء كانت إقرارات مالية أو إقرارات تتعلق بالديون، يتم توثيقها بشكل رسمي لضمان حجيتها القانونية.
• الصياغة القانونية: إلى جانب التوثيق، تقدم المكاتب المتخصصة خدمة صياغة العقود والاتفاقيات من البداية. حيث يقوم المحامي بصياغة النصوص بشكل دقيق ومحترف يضمن وضوح الحقوق والالتزامات، مما يقلل من احتمالية حدوث نزاعات مستقبلية.
• التحقق من العقود: يمكن أيضا الاستعانة بالمحامي للتحقق من صحة أي عقد أو وثيقة قانونية، والتأكد من أنها متوافقة مع القوانين والأنظمة المعمول بها.
• التمثيل القانوني: في حال نشوب خلاف أو نزاع حول أي عقد، يتولى المحامي مهمة الدفاع عن حقوق العميل والعمل على حل النزاع بمهنية.

متى يجب توثيق العقد قانونيًا لتفادي النزاعات؟

يجب التوثيق القانوني لكافة العقود الخاصة بالوكالات والمؤسسات وغيرها، وذلك لضمان حقوق الطرفين وتفادي النزاع في المستقبل، حيث أن عند عدم القيام بالتوثيق القانوني لا يتم الإعتراف بالعقد بشكل قانوني رسمي ولم يتم استخدامه في كافة الأمور التي تتطلب عقد موثق، وفي حالة وجود نزاع بين الطرفين لن يتم الوصول إلى الحقيقة بدون توثيق العقد.

خطوات توثيق الوكالات الشرعية إلكترونيًا أو عبر المكتب

يمكن توثيق العقد بكل سهولة عبر المكتب أو من خلال المنصة الإلكترونية، وذلك وفق بعض الخطوات للتوثيق الإلكتروني منها الآتي:

• تسجيل الدخول إلى المنصة ومن ثم الدخول إلى بوابة أبشر من هنا.
• اختيار توثيق العقود.
• القيام بالتسجيل وكتابة البيانات المطلوبة.
• توقيع العقد بشكل إلكتروني ومن ثم الموافقة عليه من جميع الأطراف المعنية.
• يتم إصدار العقد الإلكتروني الموثق.

أما طريقة التوثيق بشكل حضوري للمكتب يمكن إتباع الخطوات التالية:

• حجز موعد للتوثيق من خلال منصة ناجز من هنا.
• تقديم كافة المستندات والوثائق المطلوبة إلى كاتب العدل المختص.
• يتم توقيع العقد بواسطة كاتب العدل.
• استلام النسخة الموثقة بشكل رسمي.

رقم التوثيق الرسمي وحجّية الوثيقة القانونية

رقم التوثيق الرسمي هو رمز يمنح للوثيقة بعد توثيقها رسميًا، ليعزز من قيمتها القانونية. وهذا الرقم يثبت أن جهة رسمية مختصة قد تحققت من الوثيقة، مما يزيد من الثقة في صحتها وموثوقيتها في الإجراءات القانونية.

يمكنك الآن التواصل مع أفضل محامي في السعودية الآن تتبع الرابط

توثيق رسمي معتمد للعقود والوكالات عبر مكتب المؤيد

تعد مكتب المؤيد من الأماكن المتخصصة في توثيق العقود، حيث لديها ترخيص رسمي قانوني من وزارة العدل بالتمكن من توثيق العقود بشكل رسمي، حيث يقوم المحامون بالمؤيد بصياغة العقد بشكل قانوني رسمي متكامل والقيام بتوثيقه بعد التأكد من استيفاء الشروط واستكمال المستندات المقدمة للمكتب، مع مكتب المؤيد لن تذهب إلى مكان آخر للتوثيق، وكل ذلك في مدة قصيرة. ولأننا نؤمن بأهمية السمعة المهنية للمكاتب في توثيق العقود والوكالات نحرص على الإلتزام بالنزاهة والشفافية واللوائح والقوانين، تواصل معنا الآن البدء في خطوات التوثيق الخاصة بك.

الخاتمة:

من خلال ما سبق توضيحه وهو توثيق العقود والوكالات في السعودية يمكننا تسليط الأضواء على بعض النقاط منها أهمية توثيق العقد بشكل قانوني وذلك لضمان حقوق الطرفين ومعرفة كل طرف ما هي حقوقه وواجباته على للطرف الآخر وفي الشراكة، كما يجب استشارة محامي متخصص من مكتب محاماة المؤيد للتمكن من صياغة وتوثيق العقود بكل قانوني متميز في وقت قصير دون إضاعة للوقت أو بذل جهد في التوثيق.

الأسئلة الشائعة

متى يكون العقد غير قانوني؟

يعتبر العقد غير قانوني في حالة القيام بشئ يخالف القانون التجاري بالمملكة، حيث يعتبر هذا العقد باطل وغير قابل للتنفيذ ولا يقوم بحفظ حقوق أي طرف من الأطراف.

كم يستغرق توثيق العقد؟

يتم الموافقة على التوثيق في حالة قبول الطلب خلال خمسة أيام بعد الانتهاء من كافة الاجراءات.

هل يشترط حضور جميع أطراف العقد عند التوثيق؟

نعم، الأصل أن حضور جميع الأطراف أو من ينوب عنهم بوكالة سارية شرط أساسي لتوثيق العقد، سواء عند كاتب العدل أو عبر منصة “ناجز”. الهدف من ذلك هو التأكد من موافقة كل الأطراف وتوقيعهم بشكل رسمي. في بعض الحالات يمكن الاكتفاء بوكيل قانوني بشرط أن تكون الوكالة صالحة ومذكور فيها صراحة حق التوقيع والتوثيق.

ما العقوبات المترتبة على عدم توثيق العقد في السعودية؟

العقد غير الموثق يفقد قوته القانونية أمام الجهات الرسمية والمحاكم. هذا يعني:

• لا يُعتد به كدليل رسمي عند النزاعات.
• قد تُفرض غرامات في بعض العقود الخاصة مثل عقود العمل التي يشترط النظام توثيقها.
• يعرض الأطراف لمخاطر قانونية مثل ضياع الحقوق أو بطلان العقد.

هل يمكن توثيق الوكالات والعقود للأجانب أو المقيمين؟

نعم، يمكن ذلك بشرط وجود إقامة سارية المفعول للأجنبي أو المقيم، مع تقديم الهوية أو جواز السفر الموثق، وفي بعض الحالات يتطلب الأمر ترجمة المستندات للغة العربية وتصديقها. أما المستثمرين الأجانب فتُطبق عليهم أيضًا أنظمة وزارة الاستثمار بجانب وزارة العدل.

ل رسوم التوثيق موحدة أم تختلف من عقد لآخر؟

الرسوم ليست موحدة، بل تختلف حسب نوع العقد (تجاري، عقاري، وكالة…) وحجمه. مثلًا:

• عقود العمل لها رسوم محددة عبر منصة مدد.
• عقود الشركات والبيع والشراء تختلف رسومها حسب رأس المال أو نوع النشاط.
• التوثيق عبر الغرفة التجارية قد يفرض رسوم إضافية.

هل يمكن الطعن في عقد موثق إذا ظهر فيه بند مخالف للقانون؟

نعم، يمكن الطعن في العقد حتى لو كان موثقًا، لأن التوثيق لا يُصحّح البنود المخالفة للأنظمة. إذا تضمّن العقد شرطًا أو بندًا غير نظامي، يمكن للمحكمة إبطاله جزئيًا (إلغاء البند فقط) أو كليًا إذا كان جوهريًا.

المستندات الإضافية المطلوبة لتوثيق العقود العقارية؟

بجانب الهوية الوطنية أو الإقامة، يشترط عادة:

• صك الملكية أو وثيقة العقار.
• رخصة البناء (إن وجدت).
• السجل التجاري (إذا كان أحد الأطراف شركة).
• أي مستندات إضافية يحددها نظام وزارة العدل عند رفع الطلب في منصة “ناجز”.

كيف يضمن التوثيق الإلكتروني حماية الأطراف من التزوير؟

التوثيق الإلكتروني عبر ناجز أو أبشر يعتمد على:

• التحقق من الهوية الوطنية عبر الدخول الموحد.
• التوقيع الإلكتروني الموثق.
• منح العقد رقم توثيق رسمي يصعب تزويره.
• تخزين نسخة رسمية في قاعدة بيانات وزارة العدل، ما يمنع أي تلاعب أو إنكار لاحق.